Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung Vorstudienlehrgang Wien

Der Vorstudienlehrgang der Wiener Universitäten (VWU) ist ein von 6 Wiener Universitäten gemeinsam eingerichteter Universitätslehrgang zur Vorbereitung auf und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen.

Die genannten Universitäten haben die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-GmbH mit der organisatorischen und wirtschaftlichen Durchführung des VWU betraut.

Zur Sicherstellung ausreichender Kursplätze für die Vorbereitung auf die Ergänzungsprüfung aus deutscher Sprache (EPD) hat die OeAD-GmbH mit drei weiteren Einrichtungen (= "Kooperationspartner"), Verträge zur Durchführung von Vorbereitungskursen abgeschlossen:

  • Sprachenzentrum der Universität Wien, Innovationszentrum Universität Wien GmbH
  • Österreichische Orient-Gesellschaft
  • die Berater UnternehmensberatungsGmbH.

Es ist uns ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, die Sie uns anvertrauen und während des Besuchs der Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen und bei der Ablegung der vorgeschriebenen Ergänzungsprüfungen am VWU oder bei der Nutzung unserer Online-Services anfallen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und verarbeiten.

Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden. Wir verarbeiten Ihre Daten in folgenden Bereichen, weshalb Sie hier 2 unterschiedliche Datenschutzerklärungen finden:

  1. während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen am VWU und bei den Kooperationspartnern
  2. bei der Nutzung der Online-Services des VWU (Homepage, elektronische Kontaktaufnahme)

Verarbeitung von personenbezogenen Daten während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen (VWU)

1. Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtungen, Ansprechpartner/innen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen am VWU oder bei seinen Kooperationspartnern besuchen oder Ergänzungsprüfungen am VWU ablegen, ist jene Universität, welche Ihnen die Ablegung von Ergänzungsprüfungen vorgeschrieben hat oder Sie zum Besuch der Vorbereitungskurse als außerordentliche/n Studierende/n aufgenommen hat:

  • Universität Wien, Universitätsring 1, 1010 Wien,
  • Wirtschaftsuniversität Wien, Welthandelsplatz 1, 1020 Wien,
  • Technische Universität Wien, Karlsplatz 13, 1040 Wien,
  • Medizinische Universität Wien, Spitalgasse 23, 1090 Wien,
  • Universität für Bodenkultur Wien, Gregor-Mendel-Straße 33, 1180 Wien,
  • Veterinärmedizinischen Universität Wien, Veterinärplatz 1, 1210 Wien,

Wenn Sie von mehreren der genannten Universitäten Zulassungsbescheide mit vorgeschriebenen Ergänzungsprüfungen erhalten haben, betreffen die folgenden Textpassagen immer alle diese Universitäten gemeinsam. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im folgenden Text immer nur von einer einzigen Universität gesprochen.

Die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien, sowie die oben genannten Kooperationspartner sind lediglich Auftragsverarbeiterinnen Ihrer Universität, d.h. verarbeitet Ihre Daten nur im Auftrag der zuweisenden Universität.

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft seitens der verantwortlichen Universität über die verarbeiteten personenbezogenen Daten. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, haben Sie ferner das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung der Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Die OeAD-GmbH darf Ihre Daten, die sie im Auftrag der Universität verarbeitet, nicht eigenmächtig, sondern nur im Einklang mit den studienrechtlichen Bestimmungen, nach dokumentierter Weisung der Universität oder mit Ihrer Zustimmung berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Änderungen Ihrer Stammdaten müssen Sie zusätzlich auch selbst bei der Auftraggeberin bekannt gegeben (§ 59 Abs. 2 UG). Die OeAD-GmbH wird Sie im Anlassfall darauf hinweisen. Wenden Sie sich für Ihre Anfragen bitte an vwu@vwu.at oder schreiben Sie an oder sprechen Sie persönlich vor: Vorstudienlehrgang der Wiener Universitäten, Sechshauser Straße 33A, 1150 Wien. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, sich direkt an den/die zuständige/n Datenschutzbeauftrage/n Ihrer Universität zu wenden (Name und Kontaktdaten siehe unter Punkt 2).

4 Datenverarbeitung bei Anmeldung zum und während des Kursbesuchs am VWU

4.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zum Kursbesuch am VWU oder bei einem Kooperationspartner bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung, Abwicklung und Dokumentation der Vorbereitungskurse benötigt und verarbeitet. Im Zuge der Abwicklung werden zusätzlich Daten zu Ihrem Studienstatus an der Universität, welche uns Ihre Universität bekannt gibt, Zahlungsinformationen zum Lehrgangsbeitrag und zu den Prüfungsgebühren sowie Daten zu Ihrer gesetzlichen Krankenversicherung (nämlich der zuständigen Krankenkasse, für welche Sie Bestätigungen über die Anmeldung zum Kursbesuch erhalten), zu Ihren Sprachkenntnissen, Ihrer Kurseinteilung, zu Ihrer Anwesenheit in den Kursen, zu Prüfungsanmeldungen und zu Ihren Lernfortschritten (Einstufung, Testergebnisse, Kursaufstiegs¬berechtigungen), welche von uns bzw. den Kooperationspartnern erhoben werden, verarbeitet. Ferner nutzen wir Ihre Daten für eine Kontaktaufnahme mit Ihnen und für Übermittlung von Informationen zu Ihrem Kursbesuch.

4.2 Weitergabe Ihrer Daten
Alle Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an Ihre Universität weitergegeben, welche Sie als außerordentliche Studierende zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat. Sofern Sie einen Vorbereitungskurs bei einem Kooperationspartner besuchen, werden Ihre Daten von der OeAD-GmbH auch an diesen Kooperationspartner weitergegeben. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen. Die OeAD-GmbH erhält Daten über Sie von der Universität, welche Sie als außerordentliche Studierende/r zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat, z.B. ob Sie den Studienbeitrag/ÖH-Beitrag entrichtet haben und weiterhin als außerordentliche/r Studierende/r gemeldet sind. Ferner erhält die OeAD-GmbH Daten über Ihre Kurseinteilung, Ihrer Anwesenheit in den Kursen und zu Ihren Lernfortschritten (Einstufung, Testergebnisse, Kursaufstiegsberechtigungen) vom Kooperationspartner, bei welchem Sie Vorbereitungskurse besuchen.

4.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH an einen IT-Dienstleister, welcher unsere Verwaltungsdatenbank in einem geschützten Rechenzentrum betreibt, verarbeitet. Dieser Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem Auftragsverarbeiter ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum Auftragsverarbeiter erhalten Sie unter vwu@vwu.at.

4.4 Bekanntgabe von Kurseinteilungen mittels Aushang
Bis zur Implementierung einer technischen Lösung, um Ihnen die Daten zu Ihrer Kurseinteilung direkt per E-Mail zukommen zu lassen, werden wir und gegebenenfalls die Kooperationspartner die Kurseinteilung lediglich mit Angabe Ihrer Matrikelnummer (ohne Namen) in den Räumlichkeiten des VWU bzw. der Kooperationspartner aushängen.

4.5 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt im Auftrag Ihrer Universität auf Basis des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und des Universitäts¬gesetzes samt Durchführungsverordnung (z.B. zur Studierendenevidenz).
Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung Ihrer Universität:

  • Universität Wien:
  • Wirtschaftsuniversität Wien:
  • Technische Universität Wien:
  • Medizinische Universität Wien:
  • Universität für Bodenkultur Wien:
  • Veterinärmedizinischen Universität Wien:

Ihre Daten werden im Auftrag der Universität aufbewahrt:

  • Testunterlagen: 2 Jahre
  • Anmeldedaten und sonstige Daten, welche für Amtshaftungsansprüche herangezogen werden können: 30 Jahre ab Beendigung Ihres Kursbesuchs.

5 Datenverarbeitung bei der Anmeldung zu und Ablegung von Ergänzungsprüfungen

5.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zu Ergänzungsprüfungen am VWU bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung und Abwicklung der schriftlichen und/oder mündlichen Ergänzungsprüfung/en am VWU benötigt und verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung der Ergänzungsprüfungen verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten zur Kontaktaufnahme und Übermittlung von Informationen zu Ihrer Ergänzungsprüfung an Sie.

5.2 Weitergabe Ihrer Daten
Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an Ihre Universität weitergegeben, welche Ihnen die Absolvierung einer Ergänzungsprüfung vorgeschrieben hat. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen.

5.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH an einen IT-Dienstleister, welcher unsere Verwaltungsdatenbank in einem geschützten Rechenzentrum betreibt, weitergegeben. Dieser Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem Dienstleister ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum Auftragsverarbeiter erhalten Sie unter vwu@vwu.at.

5.4 Bekanntgabe der Prüfungseinteilung mittels Aushang
Bis zur Implementierung einer technischen Lösung, um Ihnen diese Daten direkt per E-Mail zukommen zu lassen, werden wir Ort und Zeit der Prüfungen lediglich mit Angabe Ihrer Matrikelnummer (ohne Namen) in den Räumlichkeiten des VWU aushängen.

5.5 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, die die OeAD-GmbH unterliegt) bzw. des Universitätsgesetzes samt Durchführungsverordnungen (z.B. zur Prüfungsevidenz).
Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung Ihrer Universität:

  • Universität Wien:
  • Wirtschaftsuniversität Wien:
  • Technische Universität Wien:
  • Medizinische Universität Wien:
  • Universität für Bodenkultur Wien:
  • Veterinärmedizinischen Universität Wien:

Ihre Daten betreffend Ablegung der Ergänzungsprüfung(en), insbesondere Prüfungsprotokoll und Prüfungszeugnis, werden im Auftrag der Universitäten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (§ 53 Universitätsgesetz) 80 Jahre ab Ablegung der Ergänzungsprüfung aufbewahrt, die Prüfungs-unterlagen der Ergänzungsprüfung(en) selbst 2 Jahre ab Durchführung der Prüfung.

Nutzung der Online-Services des VWU (Homepage, elektronischer Kontakt)

1 Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtung, Ansprechpartner

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zuge der Nutzung der Homepage des VWU oder bei elektronischer Kontaktaufnahme ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien. Für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, um Berichtigung oder um Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an vwu@vwu.at.
Unser Datenschutzbeauftragter ist Herr Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Beschwerde und Datenübertragbarkeit
Sie haben gegenüber der Verantwortlichen OeAD-GmbH jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder anderweitige Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten bestehen, haben Sie das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, (wo anwendbar) auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Wenden Sie sich zur Inanspruchnahme eines der genannten Rechte bitte an uns unter datenschutz@oead.at oder schreiben Sie an: OeAD-GmbH, z. Hd. Datenschutzbeauftragter Mag. Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.
Eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde richten Sie bitte direkt an die oben genannte Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde.

4 Allgemeines nur Nutzung unserer Online-Services

Sie können unser Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage über unser Kontaktformular oder per E-Mail stellen, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir für zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

4.1 Auftragsverarbeiter
Im Rahmen der Betreibung unserer Websites beauftragen wir IT-Dienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter datenschutz@oead.at anfragen.

5 Website: Cookies, andere Tracking Tools sowie Web-Analyse

5.1 Allgemeines
Auf unseren Internetplattformen kommen Cookies, Web Beacons sowie die Anlaysesoftware Matomo zum Einsatz. Ebenso wird Ihre IP-Adresse für die Dauer von 3 Tagen gespeichert, um etwaige Angriffe oder Unregelmäßigkeit bzw. Fehler zu analysieren.

5.2 Cookies
Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Darstellung der Website auf Ihrem Gerät zu optimieren, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer/innen unserer Website zu ermitteln. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie damit ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers. Wenn Sie sich gegen bestimmte technische und/oder funktionelle Cookies entscheiden, könnte die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt werden. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.

5.3 Web Beacons, Tracking und Webanalyse
Wir verwenden den Web-Analysedienst Matomo, um Analysen zur Nutzung unserer Websites zu erstellen. Mit diesem Analysedienst können wir das Online-Verhalten in Bezug auf Zeit, geografische Lage, Art und Betriebssystem des verwendeten Geräts (PC, Laptop, Tablet, Handy), verwendeter Browser und Nutzung der Webseiten analysieren. Dadurch können wir das Informationsangebot für die Benutzer/innen sowie die Ansicht auf verschiedenen Geräten (PC, Laptop, Tablet, Handy) und Browsern optimieren. Diese Information wird über Cookies (siehe Punkt 4.2) und WebBeacons gesammelt. Web Beacons sind kleine Grafiken auf Websites, die eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdateien-Analyse ermöglichen, die für statistische Auswertungen verwendet werden. Die dadurch erzeugten Informationen werden ausschließlich auf unseren Server übertragen und zu Analysezwecken gespeichert. Sie werden nicht mit personenbezogenen Daten verbunden. Die Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden nicht an Matomo oder an Dritte weitergegeben.

5.4 Widerspruch gegen Tracking
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung Ihrer Besucher/innen-Daten nicht einverstanden sind, können Sie dies mit der folgenden Option jederzeit deaktivieren. In Ihrem Browser wird dazu ein Matomo-Deaktivierungs-Cookie abgelegt.

5.5 Rechtliche Grundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 DSGVO, insbesondere aufgrund Ihrer Einwilligung durch freiwillige Bekanntgabe Ihrer Daten bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Nutzung unserer Website statistisch nachvollziehen und andere Medien einbinden zu können.

6 Nutzung des Kontaktformulars oder Anfragen per E-Mail

6.1 Nutzung Ihrer Daten
Ihre Angaben inklusive persönlicher Daten aus unserem Kontaktformular werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage über den Mailserver unseres IT-Dienstleisters an uns übermittelt und dort nach Übermittlung sofort wieder gelöscht. Die Daten werden von uns weiterverarbeitet und bei uns gespeichert. Anfragen per E-Mail werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Sämtliche Daten werden ohne Ihre Einverständniserklärung nicht an Dritte weitergegeben (mit Ausnahme gesetzlicher Verpflichtungen).

6.2 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) DSGVO. Ihre Daten werden für die Dauer von 3 Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.

Datenschutzerklärung Vorstudienlehrgang der Grazer Universitäten und Hochschulen

Der Vorstudienlehrgang der Grazer Universitäten und Hochschulen (VGUH) ist ein von 5 Grazer Universitäten und Hochschulen (siehe Punkt 2) gemeinsam eingerichteter Lehrgang zur Vorbereitung auf und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen.

Die genannten Universitäten und Hochschulen haben die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-GmbH mit der organisatorischen und wirtschaftlichen Durchführung des VGUHbetraut.

Es ist uns ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, die Sie uns anvertrauen und während des Besuchs der Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen und bei der Ablegung der vorgeschriebenen Ergänzungsprüfungen am VGUH oder bei der Nutzung unserer Online-Services oder bei der Nutzung der Lernplattform anfallen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und verarbeiten. Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden.

Wir verarbeiten Ihre Daten in folgenden Bereichen, weshalb Sie hier 3 unterschiedliche Datenschutzerklärungen finden:

  1. während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen am VGUH
  2. bei der Nutzung der Online-Services des VGUH (Homepage, elektronische Kontaktaufnahme, Studierenden-Account)
  3. bei der Nutzung der Lernplattform Verarbeitung von personenbezogenen Daten während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen (VGUH)

Verarbeitung von personenbezogenen Daten während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen (VGUH)

1 Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtungen, Ansprechpartner/innen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen am VGUH besuchen oder Ergänzungsprüfungen am VGUH ablegen, ist jene Universität oder Hochschule, welche Ihnen die Ablegung von Ergänzungsprüfungen vorgeschrieben hat oder Sie zum Besuch der Vorbereitungskurse als außerordentliche/n Studierende/n aufgenommen hat:

  • Karl-Franzens Universität Graz, Universitätsplatz 3, 8010 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:
  • Technische Universität Graz, Rechbauerstr. 12, 8010 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:
  • Medizinische Universität Graz, Auenbruggerplatz 2, 8036 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:
  • Kunstuniversität Graz, Leonhardstr. 15, 8010 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:
  • Fachhochschule Joanneum Graz, Eggenberger Allee 11, 8020 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:

Wenn Sie von mehreren der genannten Universitäten oder Hochschulen Zulassungsbescheide mit vorgeschriebenen Ergänzungsprüfungen erhalten haben, betreffen die folgenden Textpassagen immer alle diese Universitäten und Hochschulen gemeinsam. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im folgenden Text immer nur von einer einzigen "Universität" gesprochen.

Die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien, ist lediglich Auftragsverarbeiterin Ihrer Universität (Hochschule), d.h. verarbeitet Ihre Daten nur im Auftrag der zuweisenden Universität (Hochschule).

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft seitens der verantwortlichen Universität (Hochschule) über die verarbeiteten personenbezogenen Daten. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, haben Sie ferner das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung der Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Die OeAD-GmbH darf Ihre Daten, die sie im Auftrag der Universität (Hochschule) verarbeitet, nicht eigenmächtig, sondern nur im Einklang mit den studienrechtlichen Bestimmungen, nach dokumentierter Weisung der Universität (Hochschule) oder mit Ihrer Zustimmung berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Änderungen Ihrer Stammdaten müssen Sie zusätzlich auch selbst bei der Universität (Hochschule) bekannt gegeben (§ 59 Abs. 2 UG). Die OeAD-GmbH wird Sie im Anlassfall darauf hinweisen. Wenden Sie sich für Ihre Anfragen bitte an office@vguh.at oder schreiben Sie an oder sprechen Sie persönlich vor: Vorstudienlehrgang der Grazer Universitäten und Hochschulen, Neubaugasse 10, 8020 Graz.

4 Datenverarbeitung bei Anmeldung zum und während des Kursbesuchs am VGUH

4.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zum Kursbesuch am VGUH bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung, Abwicklung und Dokumentation der Vorbereitungskurse benötigt und verarbeitet. Im Zuge der Abwicklung werden zusätzlich Daten zu Ihrem Studienstatus an der Universität, Zahlungsinformationen zum Lehrgangsbeitrag und zu den Prüfungsgebühren, zu Ihren Sprach- bzw. Fachkenntnissen, Ihrer Kurseinteilung, zu Ihrer Anwesenheit in den Kursen, zu Prüfungsanmeldungen und zu Ihren Lernfortschritten (Einstufung, Abschlusstestergebnisse, Semesterbeurteilung), welche von uns erhoben werden, verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung der angebotenen Vorbereitungskurse verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen allenfalls nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten für eine Kontaktaufnahme mit Ihnen und für Übermittlung von Informationen zu Ihrem Kursbesuch.

4.2 Weitergabe Ihrer Daten
Alle Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an Ihre Universität weitergegeben, welche Sie als außerordentliche Studierende zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen. Die OeAD-GmbH erhält Daten über Sie von der Universität, welche Sie als außerordentliche Studierende/r zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat, z.B. ob Sie den Studienbeitrag/ÖH-Beitrag entrichtet haben und weiterhin als außerordentliche/r Studierende/r gemeldet sind.

4.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH an einen IT-Dienstleister, welcher unsere Verwaltungsdatenbank in einem geschützten Rechenzentrum betreibt, verarbeitet. Dieser Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem Auftragsverarbeiter ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum Auftragsverarbeiter erhalten Sie unter office@vguh.at.

4.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt im Auftrag Ihrer Universität auf Basis des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und des Universitäts¬gesetzes samt Durchführungsverordnung (z.B. zur Studierendenevidenz). Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung Ihrer Universität:

  • Karl-Franzens Universität Graz:
  • Technische Universität Graz:
  • Medizinische Universität Graz:
  • Kunstuniversität Graz:
  • Fachhochschule Joanneum Graz:

Ihre Daten werden im Auftrag der Universität aufbewahrt:

  • Testunterlagen: 6 Monate
  • Anmeldedaten und sonstige Daten werden nur solange gespeichert, wie es unter Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zur Erfüllung des Zwecks notwendig ist.
  • Prüfungsdaten gemäß § 53 UG: 80 Jahre

5 Datenverarbeitung bei der Anmeldung zu und Ablegung von Ergänzungsprüfungen

5.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zu Ergänzungsprüfungen am VGUH bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung und Abwicklung der schriftlichen und/oder mündlichen Ergänzungsprüfung/en am VGUH benötigt und verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung der Ergänzungsprüfungen verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen allenfalls nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten zur Kontaktaufnahme und Übermittlung von Informationen zu Ihrer Ergänzungsprüfung an Sie.

5.2 Weitergabe Ihrer Daten
Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an Ihre Universität weitergegeben, welche Ihnen die Absolvierung einer Ergänzungsprüfung vorgeschrieben hat. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen.

5.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH an einen IT-Dienstleister, welcher unsere Verwaltungsdatenbank in einem geschützten Rechenzentrum betreibt, weitergegeben. Dieser Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem Dienstleister ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum Auftragsverarbeiter erhalten Sie unter office@vguh.at.

5.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, die die OeAD-GmbH unterliegt) bzw. des Universitätsgesetzes samt Durchführungsverordnungen (z.B. zur Prüfungsevidenz). Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung Ihrer Universität:

  • Karl-Franzens Universität Graz:
  • Technische Universität Graz:
  • Medizinische Universität Graz:
  • Kunstuniversität Graz:
  • Fachhochschule Joanneum Graz:

Ihre Daten betreffend Ablegung der Ergänzungsprüfung(en), insbesondere Prüfungsprotokoll und Prüfungszeugnis, werden im Auftrag der Universitäten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (§ 53 Universitätsgesetz) 80 Jahre ab Ablegung der Ergänzungsprüfung aufbewahrt, die Prüfungs-unterlagen der Ergänzungsprüfung(en) selbst 2 Jahre ab Durchführung der Prüfung.

Nutzung der Online-Services des VGUH (Website, elektronischer Kontakt, Studierendenaccount)

1 Allgemeine Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtung, Ansprechpartner

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zuge der Nutzung der Homepage des VGUH oder bei elektronischer Kontaktaufnahme oder der Nutzung des Studierendenaccounts ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.
Für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, um Berichtigung oder um Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an office@vguh.at. Unser Datenschutzbeauftragter ist Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Beschwerde und Datenübertragbarkeit
Sie haben gegenüber der Verantwortlichen OeAD-GmbH jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder anderweitige Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten bestehen, haben Sie das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, (wo anwendbar) auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Wenden Sie sich zur Inanspruchnahme eines der genannten Rechte bitte an uns unter datenschutz@oead.at oder schreiben Sie an: OeAD-GmbH, z. Hd. Datenschutzbeauftragter Mag. Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.
Eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde richten Sie bitte direkt an die oben genannte Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde.

4 Allgemeines zur Nutzung unserer Online-Services (Website, elektronische Kontaktaufnahme)

Sie können unsere Website grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage über unser Kontaktformular oder per E-Mail stellen, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir für zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

4.1 Auftragsverarbeiter
Im Rahmen der Betreibung unserer Website beauftragen wir IT-Dienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter datenschutz@oead.at anfragen.

5 Website: Cookies, andere Tracking Tools sowie Web-Analyse

5.1 Allgemeines
Auf unseren Internetplattformen kommen Cookies, Web Beacons sowie die Anlaysesoftware Matomo zum Einsatz. Ebenso wird Ihre IP-Adresse für die Dauer von 3 Tagen gespeichert, um etwaige Angriffe oder Unregelmäßigkeit bzw. Fehler zu analysieren.

5.2 Cookies
Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Darstellung der Website auf Ihrem Gerät zu optimieren, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer/innen unserer Website zu ermitteln. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie damit ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers. Wenn Sie sich gegen bestimmte technische und/oder funktionelle Cookies entscheiden, könnte die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt werden. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.

5.3 Web Beacons, Tracking und Webanalyse
Wir verwenden den Web-Analysedienst Matomo, um Analysen zur Nutzung unserer Websites zu erstellen. Mit diesem Analysedienst können wir das Online-Verhalten in Bezug auf Zeit, geografische Lage, Art und Betriebssystem des verwendeten Geräts (PC, Laptop, Tablet, Handy), verwendeter Browser und Nutzung der Webseiten analysieren. Dadurch können wir das Informationsangebot für die Benutzer/innen sowie die Ansicht auf verschiedenen Geräten (PC, Laptop, Tablet, Handy) und Browsern optimieren. Diese Information wird über Cookies (siehe Punkt 4.2) und WebBeacons gesammelt. Web Beacons sind kleine Grafiken auf Websites, die eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdateien-Analyse ermöglichen, die für statistische Auswertungen verwendet werden. Die dadurch erzeugten Informationen werden ausschließlich auf unseren Server übertragen und zu Analysezwecken gespeichert. Sie werden nicht mit personenbezogenen Daten verbunden. Die Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden nicht an Matomo oder an Dritte weitergegeben.

5.4 Widerspruch gegen Tracking
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung Ihrer Besucher/innen-Daten nicht einverstanden sind, können Sie dies mit der folgenden Option jederzeit deaktivieren. In Ihrem Browser wird dazu ein Matomo-Deaktivierungs-Cookie abgelegt.

5.5 Rechtliche Grundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 DSGVO, insbesondere aufgrund Ihrer Einwilligung durch freiwillige Bekanntgabe Ihrer Daten bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Nutzung unserer Website statistisch nachvollziehen und andere Medien einbinden zu können.

6 Nutzung des Kontaktformulars oder elektronische Anfragen per E-Mail

6.1 Nutzung Ihrer Daten
Ihre Angaben inklusive persönlicher Daten aus unserem Kontaktformular werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage über den Mailserver unseres IT-Dienstleisters an uns übermittelt und dort nach Übermittlung sofort wieder gelöscht. Die Daten werden von uns weiterverarbeitet und bei uns gespeichert. Anfragen per E-Mail werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Sämtliche Daten werden ohne Ihre Einverständniserklärung (außer in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen) nicht an Dritte weitergegeben.

6.2 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) DSGVO. Ihre Daten werden für die Dauer von 3 Jahren zur Beantwortung von Folgeanfragen, zu Dokumentationszwecken und zum Verbesserungsmanagement gespeichert.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Lernplattform des Vorstudienlehrganges der Grazer Universitäten und Hochschulen (VGUH)

1 Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtung, Ansprechpartner

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zuge der Nutzung der Lernplattform des VGUH oder bei elektronischer Kontaktaufnahme ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien. Für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, um Berichtigung oder um Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an office@vguh.at.
Unser Datenschutzbeauftragter ist Herr Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, haben Sie ferner das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung der Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Wenn Sie eines der genannten Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an office@vguh.at oder alternativ an unseren Datenschutzbeauftragten.

4 Datenverarbeitung bei der Nutzung der Lernplattform

4.1 Arten der verarbeiteten Daten
Bei der Anmeldung zur Lernplattform werden Ihr Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre VGUH-ID erfasst. Im Zuge Ihrer Nutzung der Lernplattform werden zusätzlich Daten, wie etwa die IP-Adresse des Geräts, mit welchem Sie auf die Lernplattform zugreifen, Ihre An- und Abmeldungen sowie Ihrer weiteren Aktivitäten auf der Lernplattform, Ihre Einteilung zu Lerngruppen, aufgerufene und absolvierte Lerneinheiten (inkl. Absolvierungsstatus und Testergebnis), abgerufenenbzw. heruntergeladene Kursunterlagen verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung des elektronischen Lernangebots verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen allenfalls nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten für eine Kontaktaufnahme mit Ihnen und für Übermittlung von Informationen, insbesondere im Zusammenhang mit der Lernplattform an Sie (z.B. Informationen über Updates, neue Lernangebote und –unterlagen).

4.2 Weitergabe Ihrer Daten
Die genannten Daten werden nur von Ihrem Lehrer bzw. Ihrer Lehrerin, von den Betreuer/innen der Lernplattform am VGUH sowie der Direktion des Vorstudienlehrganges eingesehen. Die Daten werden (mit Ausnahme an den IT-Dienstleister gemäß Punkt 5.3) nicht an Dritte außerhalb des Vorstudienlehrganges weitergegeben. Allerdings kann es Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufgrund von vermeintlichen Urheberrechtsverletzungen und Missbrauch der Plattform – siehe Nutzungsbedingungen der Plattform) dazu kommen, dass wir Ihre Daten an staatliche Behörden weitergeben müssen.

4.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH durch einen IT-Dienstleister, welcher die Lernplattform auf geschützten Servern betreibt, verarbeitet. Im Zuge seiner Tätigkeiten kann er Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen, sofern diese die Daten zur Erfüllung seiner jeweiligen Leistung benötigt werden. Dieser Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem Dienstleister ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum Auftragsverarbeiter erhalten Sie unter office@vguh.at.

4.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art 6 Abs 1 lit b (Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) DSGVO. Ihre Daten werden 6 Monate nach Abschluss des jeweiligen Semesters am VGUH aufbewahrt.

Datenschutzerklärung Vorstudienlehrgang Leoben

Der Vorstudienlehrgang der Montanuniversität Leoben (VML) ist ein von der Montanuniversität eingerichteter Universitätslehrgang zur Vorbereitung auf und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen.

Die Universität hat die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-GmbH mit der organisatorischen und wirtschaftlichen Durchführung des VML betraut.

Es ist der OeAD-GmbH ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, die Sie uns anvertrauen und während des Besuchs der Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen und bei der Ablegung der vorgeschriebenen Ergänzungsprüfungen am VML oder bei der Nutzung unserer Online-Services anfallen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und verarbeiten. Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden.

Wir verarbeiten Ihre Daten in folgenden Bereichen, weshalb Sie hier 2 unterschiedliche Datenschutzerklärungen finden:

  1. während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen am VML
  2. 2. bei der Nutzung der Online-Services des VML (Homepage, elektronische Kontaktaufnahme)

Verarbeitung von personenbezogenen Daten während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen

1 Allgemeine Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtungen, Ansprechpartner/innen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen am VML besuchen oder Ergänzungsprüfungen am VML ablegen, ist die Montanuniversität Leoben, welche Ihnen die Ablegung von Ergänzungsprüfungen vorgeschrieben hat oder Sie zum Besuch der Vorbereitungskurse als außerordentliche/n Studierende/n aufgenommen hat. Der Datenschutzbeauftragte der Montanuniversität ist Dipl.-Ing. Mario Tappeiner, Max Tendler-Straße 4, 8700 Leoben, dsb@unileoben.ac.at.

Die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien, ist lediglich Auftragsverarbeiterin der Universität, d.h. verarbeitet Ihre Daten nur im Auftrag der Montanuniversität.

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Datenübertragbarkeit
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft seitens der verantwortlichen Universität über die verarbeiteten personenbezogenen Daten. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, haben Sie ferner das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung der Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Die OeAD-GmbH darf Ihre Daten, die sie im Auftrag der Universität verarbeitet, nicht eigenmächtig, sondern nur im Einklang mit den studienrechtlichen Bestimmungen, nach dokumentierter Weisung der Universität oder mit Ihrer Zustimmung berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Änderungen Ihrer Stammdaten müssen Sie zusätzlich auch selbst bei der Universität bekannt geben (§ 59 Abs. 2 UG).
Wenden Sie sich für Ihre Anfragen bitte an leoben@oead.at oder schreiben Sie an oder sprechen Sie persönlich vor: Vorstudienlehrgang der Montanuniversität Leoben, Josef-Heissl-Straße 26, 8700 Leoben. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, sich direkt an den/die zuständige/n Datenschutzbeauftrage/n der Universität zu wenden (Name und Kontaktdaten siehe unter Punkt 2). Für eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 3.1 genannte Adresse der Datenschutzbehörde.

4 Datenverarbeitung bei Anmeldung zum und während des Kursbesuchs am VML

4.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zum Kursbesuch am VML bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung, Abwicklung und Dokumentation der Vorbereitungskurse benötigt und verarbeitet. Im Zuge der Abwicklung werden zusätzlich Daten zu Ihrem Studienstatus an der Universität, welche uns die Universität bekannt gibt, Zahlungsinformationen zum Lehrgangsbeitrag und zu den Prüfungsgebühren, Angaben zu Ihren Sprachkenntnissen, Ihrer Kurseinteilung, zu Ihrer Anwesenheit in den Kursen, zu Prüfungsanmeldungen und zu Ihren Lernfortschritten (Einstufung, Testergebnisse, Kursaufstiegsberechtigungen), welche von uns erhoben werden, verarbeitet. Ferner nutzen wir Ihre Daten für eine Kontaktaufnahme mit Ihnen und für Übermittlung von Informationen zu Ihrem Kursbesuch.

4.2 Weitergabe Ihrer Daten
Alle Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an die Universität weitergegeben. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen. Die OeAD-GmbH erhält Daten über Sie von der Universität, welche Sie als außerordentliche Studierende/r zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat, z.B. ob Sie den Studienbeitrag/ÖH-Beitrag entrichtet haben und weiterhin als außerordentliche/r Studierende/r gemeldet sind.

4.3 Bekanntgabe von Kurseinteilungen mittels Aushang
Bis zur Implementierung einer technischen Lösung, um Ihnen die Daten zu Ihrer Kurseinteilung direkt per E-Mail zukommen zu lassen, werden wir die Kurseinteilung lediglich mit Angabe Ihrer Matrikelnummer (ohne Namen) in den Räumlichkeiten des VML aushängen.

4.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt im Auftrag Ihrer Universität auf Basis des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und des Universitätsgesetzes samt Durchführungsverordnung (z.B. zur Studierendenevidenz). Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung der Montanuniversität.

Ihre Daten werden im Auftrag der Universität aufbewahrt:

  • Testunterlagen: 2 Jahre
  • Anmeldedaten und sonstige Daten, welche für Amtshaftungsansprüche herangezogen werden können: 30 Jahre ab Beendigung Ihres Kursbesuchs

5 Datenverarbeitung bei der Anmeldung zu und Ablegung von Ergänzungsprüfungen

5.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zu Ergänzungsprüfungen am VML bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung und Abwicklung der schriftlichen und/oder mündlichen Ergänzungsprüfung/en am VML benötigt und verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung der Ergänzungsprüfungen verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten zur Kontaktaufnahme und Übermittlung von Informationen zu Ihrer Ergänzungsprüfung an Sie.

5.2 Weitergabe Ihrer Daten
Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an die Universität weitergegeben, welche Ihnen die Absolvierung einer Ergänzungsprüfung vorgeschrieben hat. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen.

5.3 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, die die OeAD-GmbH unterliegt) bzw. des Universitätsgesetzes samt Durchführungsverordnungen (z.B. zur Prüfungsevidenz). Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung der Montanuniversität.
Ihre Daten betreffend Ablegung der Ergänzungsprüfung(en), insbesondere Prüfungsprotokoll und Prüfungszeugnis, werden im Auftrag der Universitäten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (§ 53 Universitätsgesetz) 80 Jahre ab Ablegung der Ergänzungsprüfung aufbewahrt, die Prüfungs-unterlagen der Ergänzungsprüfung(en) selbst 2 Jahre ab Durchführung der Prüfung.

Nutzung der Online-Services des VML (Homepage, elektronischer Kontakt)

1 Allgemeine Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtung, Ansprechpartner

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zuge der Nutzung der Homepage des VML oder bei elektronischer Kontaktaufnahme ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien. Für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, um Berichtigung oder um Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an leoben@oead.at.
Unser Datenschutzbeauftragter ist Herr Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Beschwerde und Datenübertragbarkeit
Sie haben gegenüber der Verantwortlichen OeAD-GmbH jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder anderweitige Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten bestehen, haben Sie das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, (wo anwendbar) auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Wenden Sie sich zur Inanspruchnahme eines der genannten Rechte bitte an uns unter datenschutz@oead.at oder schreiben Sie an: OeAD-GmbH, z. Hd. Datenschutzbeauftragter Mag. Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.
Eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde richten Sie bitte direkt an die oben genannte Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde.

4 Allgemeines nur Nutzung unserer Online-Services

4.1 Freiwilligkeit der Offenlegung Ihrer Identität
Sie können unser Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage über unser Kontaktformular oder per E-Mail stellen, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir für zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

4.2 Auftragsverarbeiter
Im Rahmen der Betreibung unserer Websites beauftragen wir IT-Dienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter datenschutz@oead.at anfragen.

4.3 Maßnahmen zur Datensicherheit
Um Ihre übermittelten Daten bestmöglich zu schützen, nutzen wir für unsere Online-Services eine SSL-Verschlüsselung (HTTPS:-Protokoll). Sie erkennen derart verschlüsselte Verbindungen an dem Schloss-Symbol und dem Präfix “https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Sämtliche Daten, welche Sie an unsere Website übermitteln – etwa bei Anfragen, An- und Abmeldungen zu Newslettern oder bei Veranstaltungsanmeldungen – können dank SSL-Verschlüsselung nicht von Dritten gelesen werden.
Wenn Sie eine Anfrage per E-Mail senden, weisen wir darauf hin, dass die Übermittlung per E-Mail aufgrund des technischen Aufbaus des Internets möglicherweise unsicher sein kann und dass unter Umständen Dritte unbefugt diese Nachricht lesen können. Sie müssen daher selbst die Verantwortung für die Wahl dieses Kommunikationsmediums übernehmen. Wenn Ihr E-Mail-Provider diese Möglichkeit bietet, können E-Mails zwischen Ihrem E-Mail-Provider und unserem E-Mail-Server mittels TLS verschlüsselt werden.

5 Website: Cookies, andere Tracking Tools sowie Web-Analyse

5.1 Allgemeines
Auf unseren Internetplattformen kommen Cookies, Web Beacons sowie die Anlaysesoftware Matomo zum Einsatz. Ebenso wird die IP-Adresse des Geräts, von welchem Sie auf unsere Website zugreifen, für die Dauer von 3 Tagen gespeichert, um etwaige Angriffe oder Unregelmäßigkeit bzw. Fehler zu analysieren.

5.2 Cookies
Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Darstellung der Website auf Ihrem Gerät zu optimieren, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer/innen unserer Website zu ermitteln. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie damit ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers und den Informationen unter Punkt 6.4.. Wenn Sie sich gegen bestimmte technische und/oder funktionelle Cookies entscheiden, könnte die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt werden. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.

5.3 Web Beacons, Tracking und Webanalyse
Wir verwenden den Web-Analysedienst Matomo, um Analysen zur Nutzung unserer Websites zu erstellen. Mit diesem Analysedienst können wir das Online-Verhalten in Bezug auf Zeit, geografische Lage, Art und Betriebssystem des verwendeten Geräts (PC, Laptop, Tablet, Handy), verwendeter Browser und Nutzung der Webseiten analysieren. Dadurch können wir das Informationsangebot für die Benutzer/innen sowie die Ansicht auf verschiedenen Geräten (PC, Laptop, Tablet, Handy) und Browsern optimieren. Diese Information wird über Cookies (siehe Punkt 5.2) und WebBeacons gesammelt. Web Beacons sind kleine Grafiken auf Websites, die eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdateien-Analyse ermöglichen, die für statistische Auswertungen verwendet werden. Die dadurch erzeugten Informationen werden ausschließlich auf unseren Server übertragen und zu Analysezwecken gespeichert. Es werden nur die ersten sechs Stellen der IP-Adresse gespeichert, wodurch lediglich eine ungefähre Lokalisierung nach Regionen möglich ist. Diese anonymisierten Daten werden nicht mit personenbezogenen Daten verbunden. Die Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden nicht an Matomo oder an Dritte weitergegeben.

5.4 Widerspruch gegen Tracking
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung Ihrer Besucher/innen-Daten nicht einverstanden sind, können Sie dies mit der folgenden Option jederzeit deaktivieren. In Ihrem Browser wird dazu ein Matomo-Deaktivierungs-Cookie abgelegt.

5.5 Rechtliche Grundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 DSGVO, insbesondere aufgrund Ihrer Einwilligung durch freiwillige Bekanntgabe Ihrer Daten bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Nutzung unserer Website statistisch nachvollziehen und andere Medien einbinden zu können.

6 Nutzung des Kontaktformulars oder Anfragen per E-Mail

6.1 Nutzung Ihrer Daten
Ihre Angaben inklusive persönlicher Daten aus unserem Kontaktformular werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage über den Mailserver unseres IT-Dienstleisters an uns übermittelt und dort nach Übermittlung sofort wieder gelöscht. Die Daten werden von uns weiterverarbeitet und bei uns gespeichert. Anfragen per E-Mail werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Sämtliche Daten werden ohne Ihre Einverständniserklärung nicht an Dritte weitergegeben (mit Ausnahme gesetzlicher Verpflichtungen).

6.2 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) DSGVO. Ihre Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.