Data Protection Declaration | OeAD University Preparation Programmes

Data Protection Declaration of the University Programme of the Vienna Universities

This English document is a translation of the official Data Protection Declaration in German which can be found at https://vorstudienlehrgang.at/de/datenschutzerklaerung/. Please note that only the German text is legally binding.

The University Preparation Programme of the Vienna Universities (VWU) is a university programme established jointly by six Viennese universities to prepare students for and to administer supplementary examinations. These universities have entrusted the OeAD (Österreichische Austauschdienst)-GmbH [Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research] with the organisational and commercial implementation of the VWU. To guarantee sufficient places in preparatory courses for the supplementary examination in German (EPD), the OeAD-GmbH has contracted three other institutions (cooperation partners) for the implementation of these courses:

Sprachenzentrum der Universität Wien, Innovationszentrum Universität Wien GmbH
Österreichische Orient-Gesellschaft
die Berater UnternehmensberatungsGmbH.

We are particularly concerned with protecting and securely storing all the personal data that you entrust to us, and which is collected during the preparatory courses for supplementary examinations, when taking the required supplementary examinations at the VWU, or when using our online services. In this document you will learn more about how and to what ends we process and use your personal data. We ensure both technically and organisationally that all data protection regulations are observed both by us and by our external service providers. We process your data in the following two areas, which is why you will find two different data protection declarations here:

during your attendance of our preparatory courses at the VWU or with our cooperation partners, and for taking supplementary examinations
when using the online services of the VWU (our website, electronic contact via emails)

Processing of personal data during the attendance of preparatory courses and for taking supplementary examinations (VWU)

Use of VWU online services (our website, electronic contact)

Processing of personal data during the attendance of preparatory courses and for taking supplementary examinations (VWU)

1 Legal Basis

Your data will be processed exclusively in accordance with the statutory provisions (in their currently valid versions), in particular:

2 Data Controller, contact persons

The data controller for the processing of your personal data while you attend preparatory courses for supplementary examinations at the VWU or its cooperation partners, or take supplementary examinations at the VWU, is the university that has required you to take supplementary examinations, or has accepted you as a non-degree student to attend the preparatory courses:

Universität Wien, Universitätsring 1, 1010 Wien,
Wirtschaftsuniversität Wien, Welthandelsplatz 1, 1020 Wien,
Technische Universität Wien, Karlsplatz 13, 1040 Wien,
Medizinische Universität Wien, Spitalgasse 23, 1090 Wien,
Universität für Bodenkultur Wien, Gregor-Mendel-Straße 33, 1180 Wien,
Veterinärmedizinischen Universität Wien, Veterinärplatz 1, 1210 Wien,

If you received admission letters stating that you need to pass one or more supplementary examinations from several of the universities mentioned above, the following passages always relate to all of these universities together. For reasons of better readability, only one university is mentioned in the following text.

The OeAD (Österreichische Austauschdienst)-GmbH - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research, Ebendorferstraße 7, 1010 Vienna, as well as the above-mentioned cooperation partners, are only data processors for your university, i.e. they will process your data only on behalf of the assigning university.

3 Your rights

3.1 The rights to access, to correct, to restrict processing, to object, and to erase, to transmit data and to complain

You have the right to obtain information about your processed personal data from the responsible university at any time. If there is no legal obligation to retain this data, you also have the right to have this data erased or to object to its processing. You also have the right to have your data corrected, to have its processing restricted, to have your data transmitted, and to lodge a complaint with the Austrian Data Protection Authority (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, email: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Contact details for exercising your rights
The OeAD-GmbH may not correct, delete or restrict the processing of your data, which it processes on behalf of a university, on its own authority – but only in accordance with the provisions of relevant legislation, according to documented instructions from a university, or with your consent. You must also inform the referring university yourself of any changes to your personal core data (§ 59 (2) UG 2002). The OeAD-GmbH will inform you in this matter in the event of an incident. For your own inquiries, please contact the OeAD-GmbH at vwu@vwu.at, or write to us by post or make a personal appointment at: The University Preparation Programme of the Vienna Universities, Sechshauser Straße 33A, 1150 Vienna. Alternatively, you can also contact your university's data protection officer directly.

4 Data processing upon registration for and during course attendance at VWU

4.1 Types of data processed
The data you provide when registering for courses at the VWU or with a cooperation partner will be required and processed for the preparation, execution, and documentation of your preparatory courses. In the course of this handling of data, additional data is processed: data on your study status at the university (provided by the university), payment information on your course and examination fees, data on your statutory health insurance (namely the corresponding health insurance agency, for which you receive confirmation of registration for courses), your language skills, your course information, your course attendance, examination registrations, as well as your learning progress (level, test results, entitlement to proceed to the next level), which are collected by us or our cooperation partners. We also use your data to contact you and to provide you with information about your course attendance.

4.2 Passing on of your data
All of the data described above will be passed on by the OeAD-GmbH to the university that has accepted you as a non-degree student in order to attend the preparatory course. If you attend a preparatory course with a cooperation partner, your data will also be passed on by the OeAD-GmbH to this cooperation partner. In compliance with the legal obligations of your university and the OeAD-GmbH, we may also need to pass your data on to government authorities. The OeAD-GmbH also receives data about you from the university that has accepted you as a non-degree student in order to attend the preparatory course, e.g. whether you have paid your tuition fee/ÖH fee, and are still registered as a non-degree student. Furthermore, the OeAD-GmbH receives data about your course schedule, your attendance of the courses, and your learning progress (level, test results, entitlement to proceed to the next level) from the cooperation partner where you are attending preparatory courses.

4.3 Data processor
Your data will be processed by the OeAD-GmbH through an IT service provider who operates our administrative database in a protected computer centre. We have required this service provider to take sufficient technical and organisational measures to ensure the protection of your data. This processor is not permitted to disclose your data (except in legally regulated cases). For information about the contracted processor, please contact us at vwu@vwu.at.

4.4 Announcement of course information via public notice
Until a technical solution is implemented for sending you data about your course schedule directly by email, we and if applicable our cooperation partners will only post course assignments on the premises of the VWU or our cooperation partners with your matriculation number (without your name).

4.5 Legal basis, storage period
Data processing is carried out on behalf of your university on the basis of Art 6 (1) lit b DSGVO (fulfilment of a contract, or for the implementation of pre-contractual measures) and the Universities Act, including the implementing regulations (e.g. for student records). Please also see the data protection declaration of your university:

Universität Wien:
Wirtschaftsuniversität Wien:
Technische Universität Wien:
Medizinische Universität Wien:
Universität für Bodenkultur Wien:
Veterinärmedizinischen Universität Wien:

Your data will be stored on behalf of the university:

examination documents: two years
registration data and other data that could be used for public liability claims: 30 years beginning with the end of your course attendance.

5 Data processing during registration for and the taking of supplementary examinations

5.1 Types of data processed
The data you provide when registering for supplementary examinations at the VWU will be required and processed for the preparation and handling of written and/or oral supplementary examination(s) at the VWU. Your data will also be processed for the evaluation of the supplementary exams, whereby the results of these evaluations will only be published in anonymous form. Furthermore, we will use your data to contact you and communicate information regarding your supplementary exam(s).

5.2 Passing on of your data
Your data described above will be passed on by the OeAD-GmbH to the university that has required you to take a supplementary examination. In compliance with the legal obligations of your university and the OeAD GmbH, we may also need to disclose your data to state authorities.

5.3 Data processor

Your data will be processed by the OeAD-GmbH through an IT service provider who operates our administrative database in a protected computer centre. We have required this service provider to take sufficient technical and organisational measures to ensure the protection of your data. This processor is not permitted to pass your data on (except in legally regulated cases). For information about the data processor, please contact us at vwu@vwu.at.

5.4 Announcement of time and place of examinations via public notice

Until a technical solution is implemented for sending you this data directly by email, we will only post the locations and times of exams on the premises of the VWU with your matriculation number (without your name).

5.5 Legal basis, storage period

Data processing is carried out on the basis of Art 6 (1) lit c DSGVO (fulfilment of a legal obligation which the OeAD-GmbH is subject to) and the Universities Act, including implementing regulations (e.g. for examination records). Please also see the data protection declaration of your university.

Universität Wien:
Wirtschaftsuniversität Wien:
Technische Universität Wien:
Medizinische Universität Wien:
Universität für Bodenkultur Wien:
Veterinärmedizinischen Universität Wien:

The data concerning your taking of the supplementary examination(s), in particular the examination record and certificate, will be stored on behalf of the universities in accordance with the statutory provisions (§ 53 University Act) for 80 years after the supplementary examination(s), and the examination documents of the supplementary examination(s) themselves for 2 years after you take the exam.

Use of VWU online services (our website, electronic contact)

1 Legal basis

Your data will be processed exclusively on the basis of the statutory provisions (in their currently valid versions), in particular:

2 Data Controller, contact person

The Österreichischer Austauschdienst (OeAD-GmbH) [Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research], FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Vienna, is data controller for data processing in relation to the use of the VWU website or electronic contact. For requests for processing, access, correction or erasure of your data, please send an email to vwu@vwu.at.
Our data protection officer is Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

3 Your rights

3.1 Your rights to access, to correct, to restrict processing, to object, to erase, to transmit data and to complain

You have the right to access your processed personal data, as well as the right to correction with the responsible entity OeAD-GmbH at any time. As long as there is no legal storage obligation or any other legal basis for the processing of your data, you have the right to have this data erased or to object to its processing. Furthermore, you have the right to restrict processing, (where applicable) to transmit data, and to complain to the Austrian Data Protection Authority.(Wickenburggasse 8-10, 1080 Vienna, email: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Contact information for exercising your rights

To exercise any of the rights above, please contact us at datenschutz@oead.at or OeAD-GmbH, Attn. Data Protection Officer Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Vienna. Please address any complaints to the data protection authority directly at the above-mentioned address.

4 General information on the use of our online services

You can use our online services without disclosing your identity. However, if you make an enquiry via our contact form or by email, we will ask you for your name and other personal information such as your email address. We require this personal data to process and answer your inquiry.

4.1 Data processor

As part of the operation of our websites, we commission IT service providers who may gain access to your personal data in the course of their activities, provided that they require the data to fulfil their respective services. We have required these service providers to take sufficient technical and organisational measures to ensure the protection of your data. These service providers are not permitted to pass your data on (except in legally regulated cases). You can request further information on the data processors commissioned by us at datenschutz@oead.at.

5 Website: cookies, other tracking tools and web analysis

5.1 General information

Cookies, web beacons and the Matomo analysis software are used on our internet platforms. Your IP address will also be stored for a period of 3 days in order to analyse any attacks, irregularities or errors.

5.2 Cookies
Cookies are small text files serving to optimize the presentation of our website on your device, and to determine the frequency of use and the number of users of our website. By using our website, you consent to the use of cookies. You can refuse to accept cookies in your browser settings. Please consult the instructions of your browser supplier to find out how this works in detail. If you choose not to accept certain technical and/or functional cookies, the functionality of our website may be restricted. Some cookies remain stored on your device until you delete them.

5.3 Web beacons, tracking and web analysis

We use the Matomo web analytics service to analyse the use of our websites. This analysing service enables us to analyse online behaviour in terms of time, geographical location, type and operating system of the device used (PC, laptop, tablet, mobile phone), the browser used, and overall website usage. This enables us to optimise the information offered to users and the appearance on various devices (PC, laptop, tablet, mobile phone) and browsers. This information is collected via cookies (see section 5.2 above) and Web beacons. Web beacons are small graphics on websites that allow log file recording and analysis, which are used for statistical evaluation. The information thus generated is transferred exclusively to our server and stored for analytical purposes. It is not linked to any personal data. The information about your use of this website will not be passed on to Matomo or third parties.

5.4 Objection to tracking

If you do not agree to the storage and evaluation of your visitor data, you can deactivate this feature at any time on our website. A Matomo deactivation cookie will be stored in your browser for this purpose.

5.5 Legal basis

Our data processing is done in compliance with the legal provisions of § 96 Paragraph 3 TKG and Art 6 DSGVO, in particular on the basis of your consent to voluntary disclosure of your data, or on the basis of our legitimate interest in being able to statistically track the use of our website and integrate other media.

6 Use of the contact form or enquiries via email

6.1 Use of your data

Your data, including personal data from our contact form, will be transmitted to us via the mail server of our IT service provider in order to process your request, and will be deleted by them immediately after transmission. The data will be processed and stored by us. Inquiries via email are accepted by our own mail server. No data will be passed on to third parties without your consent (with the exception of legal obligations).

6.2 Legal basis, retention period

Data processing is carried out in compliance with the legal provisions of § 96 Paragraph 3 TKG and Art 6 (1) lit a (consent) DSGVO. Your data will be stored for a period of 3 years for documentation purposes, for improvement management, and to respond to follow-up inquiries.

[Translate to English:] Datenschutzerklärung Vorstudienlehrgang der Grazer Universitäten und Hochschulen

[Translate to English:] Der Vorstudienlehrgang der Grazer Universitäten und Hochschulen (VGUH) ist ein von 5 Grazer Universitäten und Hochschulen (siehe Punkt 2) gemeinsam eingerichteter Lehrgang zur Vorbereitung auf und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen.

Die genannten Universitäten und Hochschulen haben die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-GmbH mit der organisatorischen und wirtschaftlichen Durchführung des VGUHbetraut.

Es ist uns ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, die Sie uns anvertrauen und während des Besuchs der Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen und bei der Ablegung der vorgeschriebenen Ergänzungsprüfungen am VGUH oder bei der Nutzung unserer Online-Services oder bei der Nutzung der Lernplattform anfallen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und verarbeiten. Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden.

Wir verarbeiten Ihre Daten in folgenden Bereichen, weshalb Sie hier 3 unterschiedliche Datenschutzerklärungen finden:

während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen am VGUH
bei der Nutzung der Online-Services des VGUH (Homepage, elektronische Kontaktaufnahme, Studierenden-Account)
bei der Nutzung der Lernplattform Verarbeitung von personenbezogenen Daten während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen (VGUH)

[Translate to English:] Verarbeitung von personenbezogenen Daten während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen (VGUH)

Nutzung der Online-Services des VGUH (Website, elektronischer Kontakt, Studierendenaccount)

Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Lernplattform des Vorstudienlehrganges der Grazer Universitäten und Hochschulen (VGUH)

[Translate to English:] Verarbeitung von personenbezogenen Daten während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen (VGUH)

[Translate to English:]

1 Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtungen, Ansprechpartner/innen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen am VGUH besuchen oder Ergänzungsprüfungen am VGUH ablegen, ist jene Universität oder Hochschule, welche Ihnen die Ablegung von Ergänzungsprüfungen vorgeschrieben hat oder Sie zum Besuch der Vorbereitungskurse als außerordentliche/n Studierende/n aufgenommen hat:

Karl-Franzens Universität Graz, Universitätsplatz 3, 8010 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:
Technische Universität Graz, Rechbauerstr. 12, 8010 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:
Medizinische Universität Graz, Auenbruggerplatz 2, 8036 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:
Kunstuniversität Graz, Leonhardstr. 15, 8010 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:
Fachhochschule Joanneum Graz, Eggenberger Allee 11, 8020 Graz, Datenschutzbeauftragte/r:

Wenn Sie von mehreren der genannten Universitäten oder Hochschulen Zulassungsbescheide mit vorgeschriebenen Ergänzungsprüfungen erhalten haben, betreffen die folgenden Textpassagen immer alle diese Universitäten und Hochschulen gemeinsam. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im folgenden Text immer nur von einer einzigen "Universität" gesprochen.

Die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien, ist lediglich Auftragsverarbeiterin Ihrer Universität (Hochschule), d.h. verarbeitet Ihre Daten nur im Auftrag der zuweisenden Universität (Hochschule).

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft seitens der verantwortlichen Universität (Hochschule) über die verarbeiteten personenbezogenen Daten. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, haben Sie ferner das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung der Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Die OeAD-GmbH darf Ihre Daten, die sie im Auftrag der Universität (Hochschule) verarbeitet, nicht eigenmächtig, sondern nur im Einklang mit den studienrechtlichen Bestimmungen, nach dokumentierter Weisung der Universität (Hochschule) oder mit Ihrer Zustimmung berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Änderungen Ihrer Stammdaten müssen Sie zusätzlich auch selbst bei der Universität (Hochschule) bekannt gegeben (§ 59 Abs. 2 UG). Die OeAD-GmbH wird Sie im Anlassfall darauf hinweisen. Wenden Sie sich für Ihre Anfragen bitte an office@vguh.at oder schreiben Sie an oder sprechen Sie persönlich vor: Vorstudienlehrgang der Grazer Universitäten und Hochschulen, Neubaugasse 10, 8020 Graz.

4 Datenverarbeitung bei Anmeldung zum und während des Kursbesuchs am VGUH

4.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zum Kursbesuch am VGUH bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung, Abwicklung und Dokumentation der Vorbereitungskurse benötigt und verarbeitet. Im Zuge der Abwicklung werden zusätzlich Daten zu Ihrem Studienstatus an der Universität, Zahlungsinformationen zum Lehrgangsbeitrag und zu den Prüfungsgebühren, zu Ihren Sprach- bzw. Fachkenntnissen, Ihrer Kurseinteilung, zu Ihrer Anwesenheit in den Kursen, zu Prüfungsanmeldungen und zu Ihren Lernfortschritten (Einstufung, Abschlusstestergebnisse, Semesterbeurteilung), welche von uns erhoben werden, verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung der angebotenen Vorbereitungskurse verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen allenfalls nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten für eine Kontaktaufnahme mit Ihnen und für Übermittlung von Informationen zu Ihrem Kursbesuch.

4.2 Weitergabe Ihrer Daten
Alle Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an Ihre Universität weitergegeben, welche Sie als außerordentliche Studierende zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen. Die OeAD-GmbH erhält Daten über Sie von der Universität, welche Sie als außerordentliche Studierende/r zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat, z.B. ob Sie den Studienbeitrag/ÖH-Beitrag entrichtet haben und weiterhin als außerordentliche/r Studierende/r gemeldet sind.

4.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH an einen IT-Dienstleister, welcher unsere Verwaltungsdatenbank in einem geschützten Rechenzentrum betreibt, verarbeitet. Dieser Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem Auftragsverarbeiter ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum Auftragsverarbeiter erhalten Sie unter office@vguh.at.

4.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt im Auftrag Ihrer Universität auf Basis des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und des Universitäts¬gesetzes samt Durchführungsverordnung (z.B. zur Studierendenevidenz). Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung Ihrer Universität:

Karl-Franzens Universität Graz:
Technische Universität Graz:
Medizinische Universität Graz:
Kunstuniversität Graz:
Fachhochschule Joanneum Graz:

Ihre Daten werden im Auftrag der Universität aufbewahrt:

Testunterlagen: 6 Monate
Anmeldedaten und sonstige Daten werden nur solange gespeichert, wie es unter Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zur Erfüllung des Zwecks notwendig ist.
Prüfungsdaten gemäß § 53 UG: 80 Jahre

5 Datenverarbeitung bei der Anmeldung zu und Ablegung von Ergänzungsprüfungen

5.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zu Ergänzungsprüfungen am VGUH bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung und Abwicklung der schriftlichen und/oder mündlichen Ergänzungsprüfung/en am VGUH benötigt und verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung der Ergänzungsprüfungen verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen allenfalls nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten zur Kontaktaufnahme und Übermittlung von Informationen zu Ihrer Ergänzungsprüfung an Sie.

5.2 Weitergabe Ihrer Daten
Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an Ihre Universität weitergegeben, welche Ihnen die Absolvierung einer Ergänzungsprüfung vorgeschrieben hat. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen.

5.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH an einen IT-Dienstleister, welcher unsere Verwaltungsdatenbank in einem geschützten Rechenzentrum betreibt, weitergegeben. Dieser Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem Dienstleister ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum Auftragsverarbeiter erhalten Sie unter office@vguh.at.

5.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, die die OeAD-GmbH unterliegt) bzw. des Universitätsgesetzes samt Durchführungsverordnungen (z.B. zur Prüfungsevidenz). Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung Ihrer Universität:

Karl-Franzens Universität Graz:
Technische Universität Graz:
Medizinische Universität Graz:
Kunstuniversität Graz:
Fachhochschule Joanneum Graz:

Ihre Daten betreffend Ablegung der Ergänzungsprüfung(en), insbesondere Prüfungsprotokoll und Prüfungszeugnis, werden im Auftrag der Universitäten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (§ 53 Universitätsgesetz) 80 Jahre ab Ablegung der Ergänzungsprüfung aufbewahrt, die Prüfungs-unterlagen der Ergänzungsprüfung(en) selbst 2 Jahre ab Durchführung der Prüfung.

[Translate to English:] Nutzung der Online-Services des VGUH (Website, elektronischer Kontakt, Studierendenaccount)

[Translate to English:]

1 Allgemeine Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtung, Ansprechpartner

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zuge der Nutzung der Homepage des VGUH oder bei elektronischer Kontaktaufnahme oder der Nutzung des Studierendenaccounts ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.
Für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, um Berichtigung oder um Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an office@vguh.at. Unser Datenschutzbeauftragter ist Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Beschwerde und Datenübertragbarkeit
Sie haben gegenüber der Verantwortlichen OeAD-GmbH jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder anderweitige Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten bestehen, haben Sie das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, (wo anwendbar) auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Wenden Sie sich zur Inanspruchnahme eines der genannten Rechte bitte an uns unter datenschutz@oead.at oder schreiben Sie an: OeAD-GmbH, z. Hd. Datenschutzbeauftragter Mag. Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.
Eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde richten Sie bitte direkt an die oben genannte Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde.

4 Allgemeines zur Nutzung unserer Online-Services (Website, elektronische Kontaktaufnahme)

Sie können unsere Website grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage über unser Kontaktformular oder per E-Mail stellen, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir für zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

4.1 Auftragsverarbeiter
Im Rahmen der Betreibung unserer Website beauftragen wir IT-Dienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter datenschutz@oead.at anfragen.

5 Website: Cookies, andere Tracking Tools sowie Web-Analyse

5.1 Allgemeines
Auf unseren Internetplattformen kommen Cookies, Web Beacons sowie die Anlaysesoftware Matomo zum Einsatz. Ebenso wird Ihre IP-Adresse für die Dauer von 3 Tagen gespeichert, um etwaige Angriffe oder Unregelmäßigkeit bzw. Fehler zu analysieren.

5.2 Cookies
Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Darstellung der Website auf Ihrem Gerät zu optimieren, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer/innen unserer Website zu ermitteln. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie damit ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers. Wenn Sie sich gegen bestimmte technische und/oder funktionelle Cookies entscheiden, könnte die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt werden. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.

5.3 Web Beacons, Tracking und Webanalyse
Wir verwenden den Web-Analysedienst Matomo, um Analysen zur Nutzung unserer Websites zu erstellen. Mit diesem Analysedienst können wir das Online-Verhalten in Bezug auf Zeit, geografische Lage, Art und Betriebssystem des verwendeten Geräts (PC, Laptop, Tablet, Handy), verwendeter Browser und Nutzung der Webseiten analysieren. Dadurch können wir das Informationsangebot für die Benutzer/innen sowie die Ansicht auf verschiedenen Geräten (PC, Laptop, Tablet, Handy) und Browsern optimieren. Diese Information wird über Cookies (siehe Punkt 4.2) und WebBeacons gesammelt. Web Beacons sind kleine Grafiken auf Websites, die eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdateien-Analyse ermöglichen, die für statistische Auswertungen verwendet werden. Die dadurch erzeugten Informationen werden ausschließlich auf unseren Server übertragen und zu Analysezwecken gespeichert. Sie werden nicht mit personenbezogenen Daten verbunden. Die Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden nicht an Matomo oder an Dritte weitergegeben.

5.4 Widerspruch gegen Tracking
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung Ihrer Besucher/innen-Daten nicht einverstanden sind, können Sie dies mit der folgenden Option jederzeit deaktivieren. In Ihrem Browser wird dazu ein Matomo-Deaktivierungs-Cookie abgelegt.

[Translate to English:] 5.5 Rechtliche Grundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 DSGVO, insbesondere aufgrund Ihrer Einwilligung durch freiwillige Bekanntgabe Ihrer Daten bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Nutzung unserer Website statistisch nachvollziehen und andere Medien einbinden zu können.

6 Nutzung des Kontaktformulars oder elektronische Anfragen per E-Mail

6.1 Nutzung Ihrer Daten
Ihre Angaben inklusive persönlicher Daten aus unserem Kontaktformular werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage über den Mailserver unseres IT-Dienstleisters an uns übermittelt und dort nach Übermittlung sofort wieder gelöscht. Die Daten werden von uns weiterverarbeitet und bei uns gespeichert. Anfragen per E-Mail werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Sämtliche Daten werden ohne Ihre Einverständniserklärung (außer in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen) nicht an Dritte weitergegeben.

6.2 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) DSGVO. Ihre Daten werden für die Dauer von 3 Jahren zur Beantwortung von Folgeanfragen, zu Dokumentationszwecken und zum Verbesserungsmanagement gespeichert.

[Translate to English:] Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Lernplattform des Vorstudienlehrganges der Grazer Universitäten und Hochschulen (VGUH)

[Translate to English:]

1 Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtung, Ansprechpartner

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zuge der Nutzung der Lernplattform des VGUH oder bei elektronischer Kontaktaufnahme ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien. Für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, um Berichtigung oder um Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an office@vguh.at.
Unser Datenschutzbeauftragter ist Herr Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, haben Sie ferner das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung der Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Wenn Sie eines der genannten Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an office@vguh.at oder alternativ an unseren Datenschutzbeauftragten.

4 Datenverarbeitung bei der Nutzung der Lernplattform

4.1 Arten der verarbeiteten Daten
Bei der Anmeldung zur Lernplattform werden Ihr Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre VGUH-ID erfasst. Im Zuge Ihrer Nutzung der Lernplattform werden zusätzlich Daten, wie etwa die IP-Adresse des Geräts, mit welchem Sie auf die Lernplattform zugreifen, Ihre An- und Abmeldungen sowie Ihrer weiteren Aktivitäten auf der Lernplattform, Ihre Einteilung zu Lerngruppen, aufgerufene und absolvierte Lerneinheiten (inkl. Absolvierungsstatus und Testergebnis), abgerufenenbzw. heruntergeladene Kursunterlagen verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung des elektronischen Lernangebots verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen allenfalls nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten für eine Kontaktaufnahme mit Ihnen und für Übermittlung von Informationen, insbesondere im Zusammenhang mit der Lernplattform an Sie (z.B. Informationen über Updates, neue Lernangebote und –unterlagen).

4.2 Weitergabe Ihrer Daten
Die genannten Daten werden nur von Ihrem Lehrer bzw. Ihrer Lehrerin, von den Betreuer/innen der Lernplattform am VGUH sowie der Direktion des Vorstudienlehrganges eingesehen. Die Daten werden (mit Ausnahme an den IT-Dienstleister gemäß Punkt 5.3) nicht an Dritte außerhalb des Vorstudienlehrganges weitergegeben. Allerdings kann es Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufgrund von vermeintlichen Urheberrechtsverletzungen und Missbrauch der Plattform – siehe Nutzungsbedingungen der Plattform) dazu kommen, dass wir Ihre Daten an staatliche Behörden weitergeben müssen.

4.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH durch einen IT-Dienstleister, welcher die Lernplattform auf geschützten Servern betreibt, verarbeitet. Im Zuge seiner Tätigkeiten kann er Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen, sofern diese die Daten zur Erfüllung seiner jeweiligen Leistung benötigt werden. Dieser Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem Dienstleister ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum Auftragsverarbeiter erhalten Sie unter office@vguh.at.

4.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art 6 Abs 1 lit b (Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) DSGVO. Ihre Daten werden 6 Monate nach Abschluss des jeweiligen Semesters am VGUH aufbewahrt.

[Translate to English:] Datenschutzerklärung Vorstudienlehrgang Leoben

[Translate to English:] Der Vorstudienlehrgang der Montanuniversität Leoben (VML) ist ein von der Montanuniversität eingerichteter Universitätslehrgang zur Vorbereitung auf und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen.

Die Universität hat die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-GmbH mit der organisatorischen und wirtschaftlichen Durchführung des VML betraut.

Es ist der OeAD-GmbH ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, die Sie uns anvertrauen und während des Besuchs der Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen und bei der Ablegung der vorgeschriebenen Ergänzungsprüfungen am VML oder bei der Nutzung unserer Online-Services anfallen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und verarbeiten. Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden.

Wir verarbeiten Ihre Daten in folgenden Bereichen, weshalb Sie hier 2 unterschiedliche Datenschutzerklärungen finden:

während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen am VML
2. bei der Nutzung der Online-Services des VML (Homepage, elektronische Kontaktaufnahme)

[Translate to English:] Verarbeitung von personenbezogenen Daten während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen

Nutzung der Online-Services des VML (Homepage, elektronischer Kontakt)

[Translate to English:] Verarbeitung von personenbezogenen Daten während des Besuchs der Vorbereitungskurse und zur Ablegung von Ergänzungsprüfungen

[Translate to English:]

1 Allgemeine Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtungen, Ansprechpartner/innen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen am VML besuchen oder Ergänzungsprüfungen am VML ablegen, ist die Montanuniversität Leoben, welche Ihnen die Ablegung von Ergänzungsprüfungen vorgeschrieben hat oder Sie zum Besuch der Vorbereitungskurse als außerordentliche/n Studierende/n aufgenommen hat. Der Datenschutzbeauftragte der Montanuniversität ist Dipl.-Ing. Mario Tappeiner, Max Tendler-Straße 4, 8700 Leoben, dsb@unileoben.ac.at.

Die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien, ist lediglich Auftragsverarbeiterin der Universität, d.h. verarbeitet Ihre Daten nur im Auftrag der Montanuniversität.

3 Ihre Rechte

3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Datenübertragbarkeit
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft seitens der verantwortlichen Universität über die verarbeiteten personenbezogenen Daten. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, haben Sie ferner das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung der Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Die OeAD-GmbH darf Ihre Daten, die sie im Auftrag der Universität verarbeitet, nicht eigenmächtig, sondern nur im Einklang mit den studienrechtlichen Bestimmungen, nach dokumentierter Weisung der Universität oder mit Ihrer Zustimmung berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Änderungen Ihrer Stammdaten müssen Sie zusätzlich auch selbst bei der Universität bekannt geben (§ 59 Abs. 2 UG).
Wenden Sie sich für Ihre Anfragen bitte an leoben@oead.at oder schreiben Sie an oder sprechen Sie persönlich vor: Vorstudienlehrgang der Montanuniversität Leoben, Josef-Heissl-Straße 26, 8700 Leoben. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, sich direkt an den/die zuständige/n Datenschutzbeauftrage/n der Universität zu wenden (Name und Kontaktdaten siehe unter Punkt 2). Für eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 3.1 genannte Adresse der Datenschutzbehörde.

4 Datenverarbeitung bei Anmeldung zum und während des Kursbesuchs am VML

4.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zum Kursbesuch am VML bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung, Abwicklung und Dokumentation der Vorbereitungskurse benötigt und verarbeitet. Im Zuge der Abwicklung werden zusätzlich Daten zu Ihrem Studienstatus an der Universität, welche uns die Universität bekannt gibt, Zahlungsinformationen zum Lehrgangsbeitrag und zu den Prüfungsgebühren, Angaben zu Ihren Sprachkenntnissen, Ihrer Kurseinteilung, zu Ihrer Anwesenheit in den Kursen, zu Prüfungsanmeldungen und zu Ihren Lernfortschritten (Einstufung, Testergebnisse, Kursaufstiegsberechtigungen), welche von uns erhoben werden, verarbeitet. Ferner nutzen wir Ihre Daten für eine Kontaktaufnahme mit Ihnen und für Übermittlung von Informationen zu Ihrem Kursbesuch.

4.2 Weitergabe Ihrer Daten
Alle Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an die Universität weitergegeben. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen. Die OeAD-GmbH erhält Daten über Sie von der Universität, welche Sie als außerordentliche Studierende/r zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat, z.B. ob Sie den Studienbeitrag/ÖH-Beitrag entrichtet haben und weiterhin als außerordentliche/r Studierende/r gemeldet sind.

4.3 Bekanntgabe von Kurseinteilungen mittels Aushang
Bis zur Implementierung einer technischen Lösung, um Ihnen die Daten zu Ihrer Kurseinteilung direkt per E-Mail zukommen zu lassen, werden wir die Kurseinteilung lediglich mit Angabe Ihrer Matrikelnummer (ohne Namen) in den Räumlichkeiten des VML aushängen.

4.4 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt im Auftrag Ihrer Universität auf Basis des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und des Universitätsgesetzes samt Durchführungsverordnung (z.B. zur Studierendenevidenz). Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung der Montanuniversität.

Ihre Daten werden im Auftrag der Universität aufbewahrt:

Testunterlagen: 2 Jahre
Anmeldedaten und sonstige Daten, welche für Amtshaftungsansprüche herangezogen werden können: 30 Jahre ab Beendigung Ihres Kursbesuchs

5 Datenverarbeitung bei der Anmeldung zu und Ablegung von Ergänzungsprüfungen

5.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zu Ergänzungsprüfungen am VML bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung und Abwicklung der schriftlichen und/oder mündlichen Ergänzungsprüfung/en am VML benötigt und verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung der Ergänzungsprüfungen verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten zur Kontaktaufnahme und Übermittlung von Informationen zu Ihrer Ergänzungsprüfung an Sie.

5.2 Weitergabe Ihrer Daten
Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an die Universität weitergegeben, welche Ihnen die Absolvierung einer Ergänzungsprüfung vorgeschrieben hat. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen.

5.3 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, die die OeAD-GmbH unterliegt) bzw. des Universitätsgesetzes samt Durchführungsverordnungen (z.B. zur Prüfungsevidenz). Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung der Montanuniversität.
Ihre Daten betreffend Ablegung der Ergänzungsprüfung(en), insbesondere Prüfungsprotokoll und Prüfungszeugnis, werden im Auftrag der Universitäten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (§ 53 Universitätsgesetz) 80 Jahre ab Ablegung der Ergänzungsprüfung aufbewahrt, die Prüfungs-unterlagen der Ergänzungsprüfung(en) selbst 2 Jahre ab Durchführung der Prüfung.

[Translate to English:] Nutzung der Online-Services des VML (Homepage, elektronischer Kontakt)

[Translate to English:]

1 Allgemeine Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:

2 Verantwortliche Einrichtung, Ansprechpartner

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zuge der Nutzung der Homepage des VML oder bei elektronischer Kontaktaufnahme ist die OeAD (Österreichische Austauschdienst)-Gesellschaft mit beschränkter Haftung - Austrian Agency for International Cooperation in Education and Research (OeAD-GmbH), FN 320219 k (Handelsgericht Wien), Ebendorferstraße 7, 1010 Wien. Für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, um Berichtigung oder um Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an leoben@oead.at.
Unser Datenschutzbeauftragter ist Herr Mag. Christian Pichler-Stainern, datenschutz@oead.at.

3 Ihre Rechte

4 Allgemeines nur Nutzung unserer Online-Services

4.1 Freiwilligkeit der Offenlegung Ihrer Identität
Sie können unser Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage über unser Kontaktformular oder per E-Mail stellen, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir für zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

4.2 Auftragsverarbeiter
Im Rahmen der Betreibung unserer Websites beauftragen wir IT-Dienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter datenschutz@oead.at anfragen.

4.3 Maßnahmen zur Datensicherheit
Um Ihre übermittelten Daten bestmöglich zu schützen, nutzen wir für unsere Online-Services eine SSL-Verschlüsselung (HTTPS:-Protokoll). Sie erkennen derart verschlüsselte Verbindungen an dem Schloss-Symbol und dem Präfix “https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Sämtliche Daten, welche Sie an unsere Website übermitteln – etwa bei Anfragen, An- und Abmeldungen zu Newslettern oder bei Veranstaltungsanmeldungen – können dank SSL-Verschlüsselung nicht von Dritten gelesen werden.
Wenn Sie eine Anfrage per E-Mail senden, weisen wir darauf hin, dass die Übermittlung per E-Mail aufgrund des technischen Aufbaus des Internets möglicherweise unsicher sein kann und dass unter Umständen Dritte unbefugt diese Nachricht lesen können. Sie müssen daher selbst die Verantwortung für die Wahl dieses Kommunikationsmediums übernehmen. Wenn Ihr E-Mail-Provider diese Möglichkeit bietet, können E-Mails zwischen Ihrem E-Mail-Provider und unserem E-Mail-Server mittels TLS verschlüsselt werden.

5 Website: Cookies, andere Tracking Tools sowie Web-Analyse

5.1 Allgemeines
Auf unseren Internetplattformen kommen Cookies, Web Beacons sowie die Anlaysesoftware Matomo zum Einsatz. Ebenso wird die IP-Adresse des Geräts, von welchem Sie auf unsere Website zugreifen, für die Dauer von 3 Tagen gespeichert, um etwaige Angriffe oder Unregelmäßigkeit bzw. Fehler zu analysieren.

5.2 Cookies
Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Darstellung der Website auf Ihrem Gerät zu optimieren, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer/innen unserer Website zu ermitteln. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie damit ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers und den Informationen unter Punkt 6.4.. Wenn Sie sich gegen bestimmte technische und/oder funktionelle Cookies entscheiden, könnte die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt werden. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.

5.3 Web Beacons, Tracking und Webanalyse
Wir verwenden den Web-Analysedienst Matomo, um Analysen zur Nutzung unserer Websites zu erstellen. Mit diesem Analysedienst können wir das Online-Verhalten in Bezug auf Zeit, geografische Lage, Art und Betriebssystem des verwendeten Geräts (PC, Laptop, Tablet, Handy), verwendeter Browser und Nutzung der Webseiten analysieren. Dadurch können wir das Informationsangebot für die Benutzer/innen sowie die Ansicht auf verschiedenen Geräten (PC, Laptop, Tablet, Handy) und Browsern optimieren. Diese Information wird über Cookies (siehe Punkt 5.2) und WebBeacons gesammelt. Web Beacons sind kleine Grafiken auf Websites, die eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdateien-Analyse ermöglichen, die für statistische Auswertungen verwendet werden. Die dadurch erzeugten Informationen werden ausschließlich auf unseren Server übertragen und zu Analysezwecken gespeichert. Es werden nur die ersten sechs Stellen der IP-Adresse gespeichert, wodurch lediglich eine ungefähre Lokalisierung nach Regionen möglich ist. Diese anonymisierten Daten werden nicht mit personenbezogenen Daten verbunden. Die Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden nicht an Matomo oder an Dritte weitergegeben.

[Translate to English:] 5.5 Rechtliche Grundlagen

6 Nutzung des Kontaktformulars oder Anfragen per E-Mail

6.1 Nutzung Ihrer Daten
Ihre Angaben inklusive persönlicher Daten aus unserem Kontaktformular werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage über den Mailserver unseres IT-Dienstleisters an uns übermittelt und dort nach Übermittlung sofort wieder gelöscht. Die Daten werden von uns weiterverarbeitet und bei uns gespeichert. Anfragen per E-Mail werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Sämtliche Daten werden ohne Ihre Einverständniserklärung nicht an Dritte weitergegeben (mit Ausnahme gesetzlicher Verpflichtungen).

6.2 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) DSGVO. Ihre Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.